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La mission et prestations usuelles du syndic d’immeuble :
Comptabilité:
- Recevoir les factures et notes et les vérifier.
- Effectuer le paiement des frais.
- Imputer les frais en fonction de l’acte de base.
- Etablir au moins trimestriellement un appel de fonds et annuellement un décompte complet.
- Rédaction de ce décompte et envoi aux copropriétaires. Il n’est pas tenu de donner réponse aux demandes d’explication d’un locataire.
- Surveiller le paiement des charges et envoyer des rappels, calculer les intérêts et indemnités de retard prévus.
- Intégrer les comptes de chauffage et eaux froide et chaude effectués par une société chargée des relevés et établissement des comptes.
- Préparer les dossiers litigieux à soumettre à l’avocat.
- Tenir la comptabilité générale des gestion de l’immeuble.
- Tenir à la disposition du conseil de gérance les factures en vue d’une vérification.
- Conserver les archives et les factures des 5 dernières années et tous les procès-verbaux d’assemblée depuis le début de la copropriétés.
Concierge ou service de nettoyage:
Le syndic est chargé de rechercher un nouveau concierge ou un service de nettoyage lors d’une place vacante.
A cet effet, il rédigera les annonces aux journaux qui seront portées en compte à la copropriétés. Il répondra aux demandes de renseignements, veillera à faire visiter les locaux et à mettre au point les conditions d’engagement et la signature du contrat.
- Il veillera à régulariser la situation au point de vue Lois Sociales et inscription à l’O.N.S.S. A cet effet, il fera appel à un secrétariat social dont la cotisation de gestion sera supportée par la copropriétés.
- Il établira si nécessaire un plan de travail pour le nettoyage et l’entretien des communs.
- Il veillera à rémunérer en temps voulu le concierge ou le service de nettoyage.
- Il prendra les dispositions nécessaires en cas d’absence pour maladies, congés, renonciation.
Rapports avec les copropriétaires et les tiers:
- Le syndic répondra aux appels téléphoniques et y donnera la suite voulue.
- Il recevra le courrier relatif aux parties communes provenant soit de copropriétaires, soit de tiers. Il y répondra et y donnera la suite voulue.
- Il enregistrera un changement de propriétaire lors d’une mutation.
- Il répondra aux demandes d’information du notaire conformément à la loi et pourra porter en compte les frais de sa réponse.
- Il demandera au notaire la confirmation des données de la mutation concernant la répartition des charges entre vendeur et acquéreur.
- Il demandera au nouveau propriétaire sa quote-part dans le fonds de roulement et restituera à l’ancien propriétaire cette quote-part, pour autant que ses comptes soient apurés.
- Le syndic effectuera la répartition des charges prorata temporis sans rappel sur les autres périodes.
Assemblées générales ordinaires:
- Prévoir les dates des assemblées ordinaires.
- En préparer l’ordre du jour, prévoir le lieu de réunion.
- Envoyer les convocations avec procuration.
- Assister à l’assemblée.
- Faire signer la liste des présences.
- Contrôler les procurations.
- Rédiger le procès-verbal de l’assemblée avec copie aux copropriétaires.
- Insérer dans le registre des procès-verbaux l’ordre du jour, la liste des présences et le procès-verbal.
Conseils de Copropriété:
La mission prévue est de :
- Lancer les convocations.
- Assister aux réunions.
- Effectuer les missions et commandes prévues suite à la réunion.
- Rédiger éventuellement un procès-verbal transmis aux membres du conseil.
Assurances:
- Le syndic détiendra une copie des polices d’assurances.
- Il souscrira les polices au nom de la copropriétés et proposera à l’assemblée des modifications éventuelles.
- Il fera parvenir une copie des polices à chaque propriétaire qui en fait la demande.
- Il enverra les déclarations de sinistre à la compagnie d’assurances ou au courtier.
- Lorsqu’il s’agira de dégâts aux parties communes, il instruira le sinistre en demandant des devis, en commandant les travaux et en veillant à percevoir les indemnités.
Surveillance et travaux:
- Le syndic effectuera des visites des parties communes afin d’examiner les travaux à commander et pour vérifier si l’entretien des parties communes s’effectue normalement.
- Il contrôlera les dépenses du concierge.
- Il commandera les produits nécessaires tels que mazout, produits d’épuration, etc…et pourra signer les contrats y relatifs si nécessaire.
- Il commandera les travaux aux corps de métier conformément à l’acte de base et donnera ordre de paiement après leur exécution lors de la réception de la facture.
- Il sera chargé de négocier, d’étudier et de signer les contrats d’entretien tels que: chaufferie, ascenseur, adoucisseur, etc …
Législation liée à la copropriétés.
Les obligations du syndic d’immeuble sont définies dans l’article 577 du code civil et modifiées par la loi sur les copropriétés du 02 juin 2010 et mises en vigueur au 01 septembre 2010.
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